Adobe Systems
Personalpolicy och Arbetsmiljöpolicy 
med riktlinjer 2018
Diakonistiftelsen Samariterhemmet
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


                                           


 

Innehållsförteckning

Personalpolicy  3

Arbetsmiljöpolicy  4

Arbetsmiljöansvar  5

Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, riktlinje  6

Systematisk arbetsmiljöarbete, riktlinje  9

Rekrytering, riktlinje  10

Rehabilitering, riktlinje  11

Likabehandling – riktlinje  12

Hantering av nära relationer, riktlinje  13

Hantering av alkohol och droger, riktlinje  14

Hantering av kränkande särbehandling, riktlinje  15

Hantering av sexuella trakasserier, riktlinje  16

Hantering av hot och våld, riktlinje  17

Krishantering och första hjälpen – riktlinje  18

 


Personalpolicy

En god personalpolitik är grundläggande och en gemensam angelägenhet för alla anställda.

Personalpolicyn är ett ramverk för de personalpolitiska frågorna. Policyn kompletterad med arbetsmiljöpolicy, riktlinjer och rutiner ska säkerställa en enhetlig behandling av alla anställda oavsett befattning eller verksamhet.

All verksamhet ska organiseras och prioriteras utifrån verksamhetens mål. För att målen ska uppnås krävs kompetent och engagerad personal. Det i sin tur förutsätter en god arbetsmiljö och möjlighet till kompetensutveckling.

Anställningsavtalet grundar sig på ömsesidig lojalitet och förtroende mellan arbetsgivaren och anställd och på de rättigheter och skyldigheter som regleras i lagar och avtal.

Organisationsförändringar och verksamhetsutveckling ska ske långsiktigt och planerat och i samarbete med de anställda och de fackliga organisationerna.

Diakonistiftelsen Samariterhemmets värdegrund ska genomsyra det vardagliga arbetet.

Vår vilja att tillsammans göra Uppsala mänskligare ska gälla alla kontakter både internt på våra arbetsplatser och utåt i samhället.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Arbetsmiljöpolicy

Arbetsmiljöpolicyn är en viljeinriktning för den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Vi vill bedriva ett hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande arbetsmiljöarbete för att skapa en hälsofrämjande arbetsplats. Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas på tre nivåer.

        Hälsofrämjande för att bibehålla och utveckla hälsa
Det ska göras olika hälsofrämjande insatser för att främja hälsa

        Förebyggande för att undvika risker och ohälsa 
Det ska bedrivas ett förebyggande arbetsmiljöarbete utifrån ett systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Det finns mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som är förenliga med arbetsmiljöpolicyn.

        Åtgärda risker, ohälsa, sjukdom, tillbud och olycka
Det rehabiliterande arbetsmiljöarbetet bedrivs utifrån fastställda rutiner och checklistor.

En god, säker och trygg arbetsmiljö är en viktig fråga i verksamheten. Vi accepterar inte någon form av kränkande särbehandling (mobbning), diskriminering, trakasserier eller sexuella trakasserier. 

Alla anställda ska följa gällande policys och riktlinjer. Arbetsmiljön ska präglas av öppenhet och alla individer ska behandlas jämlikt och med respekt utifrån vår värdegrund om alla människors lika värde och värdighet.

Utifrån arbetsmiljöpolicyn har det tagits fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen syftar till att främja hälsa och öka förmågan att motverka ohälsa. Det gäller riskerna för ohälsosam arbetsbelastning, kränkande särbehandling samt hot och våld.

Chefer och arbetsledare har ett delegerat ansvar för arbetsmiljöuppgifter. Arbetsmiljöfrågorna tas upp i skyddskommittén och vid behov med ett regionalt skyddsombud.

Arbetstagaren ska följa rutiner och instruktioner i arbetsmiljöarbetet för att undvika ohälsa, olycksfall och tillbud. 

Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i samverkan för att skapa delaktighet.

 

Arbetsmiljöansvar

Styrelsen har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön. Styrelsens ordförande kan delegera arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet till direktorn som i sin tur kan delegera dessa uppgifter vidare.  Chefer underställda direktorn kan i sin tur delegera dessa arbetsuppgifter vidare. En speciell blankett finns framtagen för ändamålet.

 

Att vara delegerad arbetsuppgifter inom arbetsmiljö innebär:

·       Ha kunskap om arbetsmiljölagen, arbetsmiljöverkets föreskrifter och interna dokument inom arbetsmiljöområdet

·       Informera de anställda om vilka regler och rutiner som gäller inom verksamheten

·       Ha regelbundna arbetsplatsträffar

·       Arbeta för att främja en god arbetsmiljö och en god hälsa

·       Förebygga risk för ohälsa och olycksfall

·       Undersöka arbetsmiljön genom att delta i årliga skyddsronder samt handlingsplaner

·       Göra riskbedömningar, åtgärda riskerna och kontrollera att årgärderna fungerat

·       Rapportera tillbud och arbetsskador

·       Följa upp sjukfrånvaro och ansvara för rehabilitering

·       Genomföra utvecklingssamtal, årligen

·       Kontinuerligt arbeta för att arbetslaget ska leva upp till verksamhetens värdegrund

·       Till närmast överordnad chef returnera den arbetsmiljöfråga för vilken man saknar befogenhet och resurser.

Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, riktlinje

I Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) står det att arbetsgivaren ska ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.  

Mål
7 § Utöver det som gäller enligt 6 § och 9–14 §§ i dessa föreskrifter ska arbetsgivaren ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.

8 § Målen ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten.

 

I Uppsala Stadsmissions och Diakonistiftelsen Samriterhemmets arbetsmiljöpolicy finns en övergripande viljeinriktning för arbetsmiljön. Målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön har sin grund i denna policy. Målen är en del i arbetet med att arbeta hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande utifrån ett systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Det främjar hälsa och ökar förmågan att motverka ohälsa.

Målen och de olika aktiviteterna ska se till att Uppsala Stadsmission och Diakonistiftelsen Samariterhemmet blir en hälsofrämjande arbetsplats. Målen och aktiviteterna ska kontinuerligt stämmas av eftersom arbetsmiljön snabbt kan förändras och påverkas av olika förändringar i verksamheten, exempelvis ändrad bemanning, förändrad organisation såväl av befintlig som ny verksamhet, förändrade tidsramar eller nya kompetenskrav.

Ledningen är ytterst ansvarig för att målen tas fram och att det sker i samverkan. Målen ska vara förankrade i högsta ledningen och kända av alla anställda. 

Uppföljning av målen och aktiviteterna sker i den årliga uppföljningen av ledningsgruppen och skyddskommittén

Syfte
Syftet är att ta fram mål och aktiviteter för den organisatoriske och sociala arbetsmiljön.

Samverkan
Samverkan ska ske mellan ledningen, chefer, HR, skyddskommittén och medarbetarna.

Definitioner
Organisatorisk arbetsmiljö       Villkor och förutsättningar för arbetet
                                                        som inkluderar:
                                                        1. ledning och styrning
                                                        2. kommunikation
                                                        3. delaktighet, handlingsutrymme
                                                        4. fördelning av arbetsuppgifter
                                                        5. krav, resurser och ansvar.

Social arbetsmiljö                       Villkor och förutsättningar för arbetet                                            som inkluderar socialt samspel,                                            samarbete och socialt stöd från chefer                                        och kollegor.

Kränkande särbehandling         Handlingar som riktas mot en eller flera                                          arbetstagare på ett kränkande sätt och                                              som kan leda till ohälsa eller att dessa                                                   ställs utanför arbetsplatsens                                                           gemenskap.

Ohälsosam arbetsbelastning   När kraven i arbetet mer än tillfälligt                                             överskrider resurserna. Denna obalans                                            blir ohälsosam om den är långvarig och                                               möjligheterna till återhämtning                                                     otillräckliga.

 

 

 

Fokusområde 4:
Övriga områden

Mål:
Alla chefer och arbetsledare ska ha kunskap om föreskriften "Organisatorisk och social arbetsmiljö".

Aktiviteter:
1. Skicka skriftlig information om föreskriften "Organisatorisk och social arbetsmiljö" till chefer, arbetsledare och de i skyddskommittén.
2. Information om föreskriften "Organisatorisk och social arbetsmiljö" ska finnas på servern.
3. Utbildningsinsatser för att förebygga hot och våld.

Ansvarig:
1. Verksamhetschef
2. Verksamhetschef
3. HR

Klart:
1. september 2017
2. oktober 2017
3. Repetitiva utbildningsinsatser

Fokusområde 3:
Kränkande särbehandling

Mål:
Alla chefer och arbetsledare ska ha kunskap om hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling.

Aktiviteter:
1. Ta fram en rutin för kränkande särbehandling.
2. Utbilda chefer och arbetsledare i kränkande särbehandling och Uppsala Stadsmissions rutin.
3. Informera medarbetare om rutinen kränkande särbehandling.
4. Ha med frågor om kränkande särbehandling i medarbetareenkäten.

Ansvarig:
1. Verksamhetschef
2. Verksamhetschef
3. Verksamhetschef
4. HR

Klart:
1. Hösten 2017
2. Våren 2018
3. Hösten 2017 och kontinuerligt
4. Våren 2018

Fokusområde 2:
Arbetstid

Mål:
Se över arbetstiderna för att skapa en hälsofrämjande arbetsplats.

Aktiviteter:
1. Genomföra kartläggning av olika arbetstider.

Ansvarig:
1. HR

Klart:
1. oktober 2018

Fokusområde 1:
Ohälsosam arbetsbelastning

Mål:
Alla chefer och arbetsledare ska ha kunskap om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning.

Aktiviteter:
1. Utbilda chefer och arbetsledare om ohälsosam arbetsbelastning. Även om psykisk påfrestning.
2. Ha med frågor om ohälsosam arbetsbelastning i medarbetareenkäten.
3. Göra riskbedömningar för befattningar där det kan förekomma ohälsosam arbetsbelastning.

Ansvarig:
1. Verksamhetschef
2. HR
3. Verksamhetschef och föreståndare

Klart:
1. Våren 2018
2. februari 2018
3. april 2018

Systematisk arbetsmiljöarbete, riktlinje

I Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete, (AFS 2001:1) står det att arbetsgivaren ska undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. 

Arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Arbetsmiljön är allas ansvar men arbetsgivaren har huvudansvaret. Samverkan mellan arbetsgivare arbetstagare och fackliga organisationer är viktigt.

Inom Diakonistiftelsen Samariterhemmet och Uppsala Stadsmission ska det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivas genom:

        Arbetsplatsträffar

        Medarbetarsamtal

        Skyddsronder

        Samverkansgruppen, tillika skyddskommitté

        Medarbetarundersökning

        Policys, riktlinjer och rutiner uppdateras löpande

        De anställda informeras årligen om gällande policys, riktlinjer och rutiner

        Chefer och arbetsledare utbildas årligen i gällande policys, riktlinjer och rutiner

        Arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet är delegerade. Ansvaret är tydligt.

        Arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt gällande policys, riktlinjer och rutiner

        Riskbedömningar vid verksamhets- och organisationsförändringar

        Löpande riskbedömningar i det dagliga arbetet

        Löpande arbete med förhållningssätt utifrån värdegrund

        De anställda utbildas eller får information om risker

        Företagshälsovård vid behov

        Arbetsskador och tillbud rapporteras och förebyggs samt åtgärdas i möjligaste mån

        Systemet för incident, avvikelse, synpunkter och klagomål ska användas.

        Årlig uppföljning av ovanstående

 

Rekrytering, riktlinje

Tänk på att en ledig tjänst alltid är en möjlighet att utveckla och förändra verksamheten.

1.           Det är Diakonistiftelsen Samariterhemmets styrelse som beslutar om nya tjänster. Om lediga tjänster ska återbesättas då någon medarbetare slutat, beslutar direktor.

2.           Innan rekrytering görs ska ansvarig chef ta ställning till om det finns anledning att göra en organisationsförändring eller annan förändring, exempelvis omfördelning av arbetsuppgifter.

3.           I nästa steg ska en kravprofil tas fram. HR-ansvarig kan vara behjälplig.

4.           Därefter ska hänsyn tas till om någon redan anställd ska ges förtur av medicinska skäl eller om det finns någon redan anställd som har deltid men önskar heltid. Hänsyn måste också tas till om det finns någon anställd med företrädesrätt. En förutsättning för att en medarbetare ska ges förtur av dessa skäl är att personen i fråga har rätt kompetens.

5.           Annons tas fram. Det finns många rekryteringsvägar, allt ifrån traditionell annonsering i tidningar till annonsering i sociala medier. HR-ansvarig kan hjälpa till.

6.           Verksamhetschef avgör vilka som ska kallas till intervju, bestämmer vilka som ska ingå i rekryteringsgrupp, tar referenser och beslutar om anställning. Viktigt är att tänka mångfald men kompetensen är viktigast.

7.           Lönen bestäms av verksamhetschefen.

8.           För vissa tjänster ska utdrag ur polisens belastningsregister göras.

9.           När det gäller arbetsledande befattningar gäller information eller förhandling enligt MBL.

 

 

Rehabilitering, riktlinje

Rehabilitering är samlingsnamn för alla åtgärder av medicinsk, psykologisk, social och arbetslivsinriktad art, som kan hjälpa den sjukskrivne att få tillbaka arbetsförmåga och förutsättningar för förvärvsarbete.

I första hand ska det bedrivas ett hälsofrämjande och förebyggande arbete för att minimera behovet av rehabilitering.

Ansvar

Direktor för Samariterhemmet har delegerat arbetsuppgiften att arbeta med rehabilitering till cheferna för respektive enhet. Arbetsgivaren är ansvarig för rehabiliteringen oavsett vad som är orsak till behovet av rehabilitering. Försäkringskassan har ett samordningsansvar.

Rutin och åtgärder

Om en medarbetare blir sjuk så sjukanmäler sig personen genom att kontakta sin närmaste chef eller avdelningen där han eller hon arbetar. Redan vid den första kontakten ska chefen vara observant på om orsaken till sjukanmälningen beror på arbetet. Om så är fallet så ska chefen så snart det är möjligt påbörja rehabiliteringsarbetet. Om sjukanmälningen inte är arbetsrelaterad ska chefen ändå tänka till på om det är något arbetsgivaren kan göra för att förkorta sjukskrivningen.

Beroende på orsaken till ohälsan finns flera tänkbara åtgärder och chefen kan alltid kontakta sin egen chef eller HR-ansvarig för råd och stöd.

Det första steget är oftast samtal mellan den sjukskrivne och chefen. Att kunna ha en öppen dialog är en grundläggande förutsättning för nå ett bra resultat. Den som är sjukskriven har en skyldighet att medverka i sin rehabilitering.

Diakonistiftelsen har en företagshälsovård som kan nyttjas om orsaken till ohälsan är arbetsrelaterad. De personer som ingår i Samariterhemmets ledningsgrupp kan köpa tjänster från företagshälsovården.

Det finns även möjlighet att anlita St Lukasstiftelsen för samtal. St Lukas ska i första hand nyttjas om problemen inte är arbetsrelaterade men ändå påverkar arbetsförmågan i hög grad. HR ansvarig ska kontaktas om behovet uppstår.

Viktigt är också att samarbeta med alla aktörer inom hälso- och sjukvården som kan bidra till rehabiliteringen samt försäkringskassan och andra myndigheter.

Om medarbetaren trots insatser från hälso- och sjukvård och företagshälsovård mm inte kan återgå till sitt ordinarie arbete så ska andra insatser prövas såsom te x förändrade arbetsuppgifter, förändrade arbetstider, anpassning av lokaler eller hjälpmedel. Om rehabilitering inte är möjlig, ska HR ansvarig kontaktas.

 

Likabehandling – riktlinje

I Diakonistiftelsen Samariterhemmet ska den kristna värdegrunden komma till uttryck. Vi ska eftersträva mångfald, där olika kulturer, språk, kunskaper och erfarenheter tas tillvara.

Ingen ska utsättas för diskriminering på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning eller ålder.

Diakonistiftelsen Samariterhemmet har en riktlinje för hantering av kränkande särbehandling och en riktlinje för hantering av sexuella trakasserier.

 

Mål 2018

        Årlig lönekartläggning. Det får inte finnas osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män. Medarbetare som arbetar deltid och föräldralediga får inte missgynnas.

        Årlig utbildning av chefer i frågor om likabehandling och diskriminering.

        Information om denna och andra närliggande riktlinjer för alla nyanställda

        Årlig statistik tas fram över åldersfördelning, antalet kvinnor - män, kvinnliga chefer - manliga chefer. Vid rekrytering ska en jämn fördelning eftersträvas.

        Arbetsgrupper och projektgrupper ska i möjligast mån bestå av både kvinnor och män i olika åldrar.

        Föräldraledighet för både kvinnor och män ska uppmuntras och underlättas.

        Arbetet med att ta fram aktiviteter för att nå målen ska tas fram tillsammans med fackliga representanter.

 

Hantering av nära relationer, riktlinje

På en arbetsplats kan det förekomma att medarbetare har nära relationer med varandra. Det kan vara förälder- och barnrelationer eller partnerrelationer. Sådana relationer kan påverka arbetsmiljön genom att andra medarbetare får en känsla av det förekommer informella informationskanaler eller beslutsprocesser som står utanför deras normala inflytande – oavsett om det förhåller sig så eller inte.

För att förhindra att sådana misstankar uppstår gäller följande riktlinje.

        När det gäller rekrytering ska Diakonistiftelsen Samariterhemmet, från början undvika att placera anställda som har nära relationer till varandra på samma avdelning. Undantag kan göras när det gäller sommarjobb.

        Medarbetare som redan är anställda och som utvecklar nära relationer till varandra, ska helst inte ingå i samma arbetsgrupp och inte arbeta på samma avdelning. En av dem ska om möjligt omplaceras till annan avdelning inom Diakonistiftelsen Samriterhemmet.

        Om en medarbetare och dennes chef eller arbetsledare utvecklar en nära relation till varandra ska en av dem om möjligt, omplaceras till en annan avdelning inom Diakonistiftelsen Samariterhemmet. Under den tid det tar att hitta en annan placering ska närmast överordnad chef ta över de formella delarna av arbetsledarskapet såsom attestering av tid, lönesättning mm.

 

Hantering av alkohol och droger, riktlinje

Om det finns tecken som tyder på att en medarbetare har alkohol- eller drogproblem är det alltid närmaste chefs ansvar att hantera pro-blemet. Om chefen behöver hjälp ska i första hand HR-ansvarig eller överordnad chef kontaktas. Företagshälsovården kan vara en resurs.

Vid misstanke om att en medarbetare är påverkad på arbetsplatsen – akuta åtgärder

1.           Chefen avgör om medarbetaren ska skickas hem. Ingen får vara på arbetsplatsen i påverkat tillstånd. Om medarbetaren förnekar att hon/han är påverkad kan provtagning ske på företagshälsovården. Att vägra provtagning jämställs med att vara alkohol- eller drogpåverkad.

2.           Informera medarbetarens fackliga representant.

3.           Boka samtal med medarbetaren, dagen efter. Medarbetaren har en skyldighet att medverka i utredning och eventuell rehabilitering.

Vid misstanke om att medarbetaren har alkohol- eller drogproblem – inte akut

1.           Chefen ska ha ett samtal med den som misstänks ha problem med alkohol eller droger. Berätta om konkreta signaler som tyder på missbruk, dessa ska noggrant ha dokumenterats innan. Inför samtalet ska medarbetaren tillfrågas om han/hon vill ha sin fackliga representant eller annan stödperson, med sig.

2.           Om medarbetaren vill ha hjälp är tänkbara åtgärder, kontroll av alkohol genom utandningsprov, antabus, samtalsbehandling, behandlingshem eller en kombination av åtgärderna.

3.           Ett kontrakt ska alltid upprättas mellan arbetsgivare och medarbetare, om de överenskomna åtgärderna.

4.           Nekar medarbetaren till att det finns missbruksproblem ska chefen fortsätta dokumentera signaler på missbruk och återkomma med samtal.

5.           Om medarbetaren inte vill ha hjälp men chefen anser att problemen påverkar arbetet finns olika tänkbara åtgärder. Krav på läkarintyg från första sjukdagen, muntlig och skriftlig tillrättavisning/varning, omplacering eller uppsägning är åtgärder som kan bli aktuella. HR-ansvarig och facklig representant ska alltid kontaktas om några av dessa åtgärder blir aktuella.

Alla medarbetare har ett medmänskligt ansvar gentemot sina arbetskamrater som har missbruksproblem. Att diskutera sin oro över en kollegas eventuella missbruksproblem är inte att ange en kollega, det är att bry sig om.

 

Hantering av kränkande särbehandling, riktlinje

Ett vardagligare ord för kränkande särbehandling är mobbning.

Med kränkande särbehandling menas handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap.

Om det finns misstanke om kränkande särbehandling är det alltid föreståndarens eller chefens ansvar att hantera problemet. Den som upplever sig kränkt ska kontakta sin närmaste chef, HR-ansvarig eller facklig representant. HR-ansvarig är också ett stöd till de föreståndare och chefer som vill ha hjälp. 

1.           Vänta inte. Samtala först med den som anser sig utsatt för kränkande särbehandling.  Dokumentera både de upplevda kränkningarna och samtalet. Uppmuntra den berörda att ni tillsammans går vidare i ärendet. Ingenting görs utan samtycke från den som är berörd.

2.           Erbjud den som upplever sig utsatt för kränkande särbehandling, stöd från företagshälsovården.

3.           Om den som upplever sig vara utsatt för kränkande särbehandling ger sitt medgivande, samtala med personen som upplevs kränka. Tala tydligt om att kränkande särbehandling är helt oacceptabelt och att den måste upphöra omedelbart. Tala om att det är upplevelsen hos den som upplever sig utsatt för kränkande särbehandling, som räknas, inte avsikten hos den som kränker.

4.           Därefter genomför du ett samtal med bägge parter tillsammans. Den som upplever sig kränkt beskriver själv sin upplevelse och en muntlig överenskommelse görs om att kränkningarna ska upphöra.

Om de upplevda kränkningarna inte upphör, kontakta HR-ansvarig. Skriftlig tillrättavisning, åtgärdsplan, omplacering eller uppsägning kan bli aktuell. Facklig representant måste informeras.

 

Hantering av sexuella trakasserier, riktlinje

Sexuella trakasserier är alla slag av ovälkommet sexuellt uppträdande i ord och handling. I många avseenden är sexuella trakasserier jämförbara med kränkande särbehandling. Hanteringen blir därför också likartad.

Om det finns misstanke om sexuella trakasserier är det alltid föreståndarens eller chefens ansvar att hantera problemet. Den som känner sig utsatt för sexuella trakasserier ska kontakta sin närmaste chef, HR-ansvarig eller facklig representant. HR-ansvarig är också ett stöd till de föreståndare/chefer som vill ha hjälp.

1.           Vänta inte. Samtala först med den som anser sig utsatt för sexuella trakasserier. Dokumentera både de upplevda trakasserierna och samtalet. Uppmuntra den berörda att ni tillsammans går vidare i ärendet. Ingenting görs utan samtycke från den som är berörd.

2.           Erbjud den som upplever sig utsatt för sexuella trakasserier stöd från företagshälsovården.

3.           Om den som upplever sig vara utsatt för sexuella trakasserier ger sitt medgivande, samtala med personen som upplevs trakassera. Tala tydligt om att sexuella trakasserier är helt oacceptabelt och att den måste upphöra omedelbart. Tala om att det är upplevelsen hos den som upplever sig utsatt för sexuella trakasserier som räknas, inte avsikten hos den som trakasserar.

4.           Därefter genomför du ett samtal med bägge parter tillsammans. Den som upplever sig trakasserad beskriver själv sin upplevelse och en muntlig överenskommelse görs om att trakasserierna ska upphöra.

5.           Om de upplevda sexuella trakasserierna inte upphör, kontakta HR-ansvarig. Skriftlig tillrättavisning, åtgärdsplan, omplacering eller uppsägning kan bli aktuell. Facklig representant måste informeras.

 

Hantering av hot och våld, riktlinje

Närmaste chef/föreståndare är ansvarig för att förebygga och hantera hot- och våldssituationer. Som resurs finns HR-ansvarig och företagshälsovård.

Förebygg genom att

        Undersöka riskerna och åtgärda. Exempel på förebyggande åtgärder är lås, larm, inte arbeta ensam, ta bort buskage som döljer, inte hantera kontanter.

        Informera medarbetarna om de rutiner som gäller, tänk speciellt på nyanställda.

        Se till att det finns första hjälpen på arbetsstället.

        Se till att medarbetarna får utbildning i förhållningssätt, bemötande och kommunikation.

 

 

Om något händer

        Åtgärda kroppsliga skador genom sjukvård eller ambulans.

        Olika medarbetare reagerar olika på samma situation beroende på tidigare upplevelser och tolkning av situationen. Det är därför viktigt att inte bemöta drabbade på ett standardsätt. Se till att finnas till finnas till hands, var lugn, stödjande och lyhörd.

        Om professionellt stöd behövs, kontakta företagshälsovården eller liknande.

        Polisanmäl om brott begåtts i lagens mening.

Efter en incident

        Vidta åtgärder så att det om möjligt, inte händer igen.

        Beställ eventuell extra rondering av vaktbolag.

        Gör en arbetsskade- eller tillbudsanmälan.

        Följ upp den drabbade, reaktionen kan komma senare.

        Uppmuntra även arbetskamrater att ge stöd. Det faktum att arbetskamrater delar liknande upplevelser ökar känslan av att känna sig förstådd.

        Tänk på att andra indirekt drabbade kan behöva stöd.

 

Krishantering och första hjälpen – riktlinje

Diakonistiftelsen Samariterhemmet ska

·       aktivt ha en beredskap för att hantera eventuella uppkomna krissituationer,

·       kontinuerligt se till att utrustning för första hjälpen är tillgänglig och i gott skick,

·       kontinuerligt se till att personalen har kunskap om hur utrustning för första hjälpen skall användas,

·       kontinuerligt se till att personalen är utbildad för sin del i arbetet med krissituationer och första hjälpen, och

·       kontinuerligt se till att personalen har kännedom om de handlingsplaner som finns för olika situationer

I det följande beskrivs några situationer som på arbetsplatsen utgör krissituationer som ska hanteras på ett adekvat sätt. De är:

A.   Händelser i arbetstagares privatliv/arbetsliv

B.   Olycka på arbetet

C.   Anställds död

Krisgrupp

I händelse av krissituationer av allvarlig art sammankallas en krisgrupp för att snabbt kunna planera och hantera den uppkomna situationen. I krisgruppen ingår:

·       Vakant, direktor och chef för verksamhetsområdet
Hotell & Konferens

·       Kerstin Murray, chef för verksamhetsområdet Vård & Omsorg

·       Charlotte Engel, chef för verksamhetsområdet Andlig vård

·       Eva Hemryd, chef för verksamhetsområde Ekonomi

·       Karl Rundblom, chef för verksamhetsområdet Fastighet

·       Marie Nordwall, chef för verksamhetsområdet HR

Sammankallande och ansvarig för krisgruppen är direktor,
018-56 40 03.

A. Händelse av arbetstagares privatliv/arbetsliv

Arbetstagaren kan drabbas av krissituationer utanför arbetet, till exempel egen sjukdom/olycka, förlust av anhörig etc.

1.           Krisgruppen inkallas
Krisgruppen enligt fastställd lista sammankallas.

2.           Arbetsuppgifter fördelas
Krisgruppen fördelar arbetsuppgifterna och ger besked om vem som ger ut information både internt och externt.

3.           Intern information
Viktigast med all information är att den behandlas lika. Samma information ska ges oavsett vem som ger den eller till vem. Allt annat förorsakar endast förvirring. Det är därför som det är av största vikt att all information ges av en person, eller att de som ger den har pratat sig samman innan informationen ges ut. Beroende på karaktär och företagets storlek eller geografiska spridning så kan informationen delas upp i två separata delar. Först informeras de närmaste arbetskamraterna. Sedan informeras personalen i sin helhet.

4.           Extern information
På samma sätt som vid intern information gäller här att all information ges på ett likformigt sätt. Det bästa är om en person utses till att sköta all extern information och att alla hänvisar till denna person.

5.           Krisstöd – Debriefing
Efter en händelse är det viktigt att prata ut om det som hänt. Graden av samtal och vilka som berörs bestäms av krisgruppen. Det kan röra sig om allt från kamratstöd till debriefing med experter.

6.           Fortsatt stöd till anhöriga och medarbetare
Det är lika viktigt för anhöriga till den som drabbats såväl som för arbetskamrater att företaget och berörd personal ger sitt stöd. Detta stärker relationerna och ger trygghet för de anställda som är kvar på arbetsplatsen. Se till att omvårdnad för anhöriga, till exempel barn finns under krisperioden.

B. Olycka på arbetet

1.           Kalla på hjälp
Hjälp först den drabbade. Skyddssamariten eller annan L-ABC-utbildad person tillkallas och ger första hjälpen till den drabbade.

2.           Larma 112 och genomför eventuellt utrymning
Larma erforderlig hjälp i form av brandkår, ambulans och polis. När du ringer, tänk på att informera om följande:
–  Ditt namn
–  Varifrån du ringer, kunna beskriva färdväg för    
    utryckningsfordon
–  Typ av olycka
–  Antal skadade personer
–  Typ av skada eller besvär

3.           Kalla in Krisgruppen
Krisgruppen enligt fastställd lista sammankallas.

4.           Fördela arbetsuppgifter
Krisgruppen fördelar arbetsuppgifterna och ger besked om vem som ger ut information både internt och externt.

5.           Spärra av
Det är viktigt att avspärrning sker så snabbt som möjligt. Detta för att skapa lugn och ro kring olycksplatsen både för den drabbade och för dem som hjälper till. Underlätta polisens arbete genom att inte ändra något på platsen. Avspärrningen skall också göras så att det är enkelt för räddningstjänsten att komma fram till olycksplatsen. Se till att någon möter och visar väg för räddningspersonalen.

6.           Intern information
Viktigast med all information är att den behandlas lika. Samma information skall ges oavsett vem som ger den eller till vem. Allt annat förorsakar endast förvirring. Det är därför som det är av största vikt att all information ges av en person, eller att de som ger den har pratat sig samman innan informationen ges ut. Beroende på karaktär och företagets storlek eller geografiska spridning så kan informationen delas upp i två separata delar. Först informeras de närmaste arbetskamraterna. Sedan informeras personalen i sin helhet.

7.           Kontakta berörda
Anhöriga till den drabbade kontaktas av utsedd person. Är olyckan allvarlig bör någon ansvarig från företaget ta personlig kontakt och eventuellt följa med den anhöriga till sjukhuset.

8.           Informera media
På samma sätt som vid intern information gäller här att all information ges på ett likformigt sätt. Det bästa är om en person utses till att sköta all extern information och att alla hänvisar till denna person.

9.           Underrätta Arbetsmiljöverket
Enligt Arbetsmiljöförordningen måste anmälan om händelsen till Arbetsmiljöinspektionen ske skyndsamt.
Detta ska ske om olyckan
– medfört dödsfall
– medfört svårare personskada eller
– är en mindre skada som drabbat flera anställda samtidigt.

10.      Krisstöd
Efter en händelse är det viktigt att prata ut om det som hänt. Nivån på och omfattningen av samtalen bestäms av beredskapsgruppen, det kan röra sig om allt från kamratstöd till debriefing med experter.

C. Anställds död

Om det inträffar dödsfall på eller i anslutning till företaget är det viktigt att man gör saker i rätt ordning och på rätt sätt. De anhöriga bör vara de som först får informationen. Om den avlidne kommer från ett annat land, tänk då även på språkets och kulturens betydelse.

1.           Anhöriga
Någon chef på företaget, helst så nära den avlidne som möjligt, eventuellt tillsammans med Samariterhemmets präst eller diakon, lämnar beskedet personligen. Lämna aldrig ett dödsbud per telefon. Samråd med präst eller diakon och ev. polis hur ni tänker gå tillväga. Att förmedla ett budskap om någons död till en närstående är en viktig uppgift. Detta skall ske med omsorg och följande punkter bör man tänka på.
•  Personlig kontakt, lämna inte beskedet per telefon eller på
    annat sätt.
•  Förbered dig mentalt inför samtalet. Lämna beskedet
    i en lämplig miljö. Miljön bör vara lugn och avskild.
•  Ha en öppen, ärlig och direkt kommunikation.
•  Ge dig tid att lyssna.
•  Ha god tid för samtalet och låt det ta den tid som behövs.
•  Ha beredskap för och erbjud stödsamtal för anhöriga
    exempelvis hos en präst eller företagshälsovård.

2.           Flaggning
Flaggning på halv stång samma dag eller dagen efter dödsfallet. Flagga aldrig innan anhöriga informerats.

3.           Personalen
Samla all personal och informera vad som hänt. Var precis och korrekt samt ge all nödvändig information. Det man inte får höra skapar lätt ryktesspridning.

4.           Minnesstund
Det är oftast rätt att ha en minnesstund över en bortgången arbetskamrat. Följande bör beaktas vid genomförandet av en minnesstund. Familjen till den bortgångne bör underrättas om att minnesstunden ska äga rum.
•  Minnesstunden bör äga rum dagen efter dödsfallet.
•  Minnesstunden bör om möjligt äga rum i ett avskilt rum.
•  Minnesstunden bör hållas av någon chef till den omkomne.
•  Ett levande ljus och en blombukett bör vara placerat på ett
    bord framför åhörarna.
•  Några ord om den omkomne bör sägas.
•  En dikt kan exempelvis läsas och avslutas med en tyst minut.
•  Om möjligt kan musikstycken spelas som inledning och
    avslutning.

5.           Information till berörda kontakter
Någon person, lämpligen den avlidnes chef, får i uppgift att meddela alla kontakter som den omkomne haft. Detta ska ske på ett lugnt och sakligt sätt samtidigt som information ges om vem som är den nya kontaktpersonen på företaget.

6.           Namn tas bort på lämpliga ställen
För att inte på ett felaktigt sätt bli påmind om den bortgångne ska namnet tas bort på de publika ställen där det förekommit (trycksaker, telefonlistor, hemsida, affischer med mera).

7.           Fortsatt stöd till anhöriga och medarbetare
Det är lika viktigt för den omkomnes familj såväl som för arbetskamrater att företaget och berörd personal ger ett stöd till de anhöriga. Detta stärker relationerna och ger trygghet för de anställda som är kvar på arbetsplatsen. Se till att omvårdnad för anhöriga, till exempel barn finns under krisperioden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Adobe Systems
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Samariterhemmet
 
Dragarbrunnsgatan 70, 753 20 Uppsala
tel.
018-56 40 00
www.samariterhemmet.se

2018-03-28